Viestiminen ja läpinäkyvyyden vahvistaminen kaikessa toiminnassa

Olemme aina olleet hyviä passiivisessa läpinäkyvyydessä – ihmisillä on alusta asti ollut pääsy kaikkeen tietoon ja materiaaliin. Vuoden 2018 aikana olemme kehittäneet aktiivista läpinäkyvyyttä, eli tiedon tiivistämistä ja keskeisten asioiden tarjoamista fraktiolaisille. Olemme erityisesti kiinnittäneet huomiota aiemmin sanattomina pysyneiden ydinasioiden sanoittamiseen, tiivistämiseen ja viestimiseen.

Keskustelu

Jos meidän pitäisi valita tärkein viestimisen väline, olisi se ehdottomasti keskustelu. Vaikka meillä käytetään paljon työkaluja asioiden ja tilanteiden jakamiseen  (mm. Slack, Hangouts, Pipedrive, Dropbox Paper, Cinode, Teamdaily), on meille itsestään selvää, ettei yksikään työkalu tai prosessi voi korvata ihmisten välistä keskustelua. Keskustelemalla saadaan jaettua mielipiteitä, kysyttyä neuvoa, autettua ongelmissa, rakennettua yhteistä kulttuuria ja edistettyä välittämistä. Seuraavassa on tiivistettynä muutama esimerkki tavoistamme jakaa tietoa Fraktion sisällä.

Manifesti

Meillä on paljon toimintamalleja, jotka ovat siirtyneet uusille fraktiolaisille eräänlaisena suullisena perintönä. Halusimme selkeyttää kuviota ja vahvistaa aktiivista tapaa viestiä, joten kokosimme yhteen tapoja, joiden mukaan olemme aina toimineet, mutta joita ei koskaan ole kirjoitettu selkeästi ylös. Tämä dokumentti sai mahtipontisen nimen – Manifesti. Manifestin tarkoituksena on helpottaa päätöksentekoa epäselvissä tilanteissa, auttaa ymmärtämään toimintaamme organisaatiotasolla, kertoa minkälaista on olla fraktiolainen ja toimia tulkkina siihen, mikä Fraktio on. Manifesti toimii myös osana uusien työntekijöiden perehdytystä.

Tavoitteiden viestiminen

Viimeisen puolen vuoden aikana olemme tiivistäneet jokaisen fraktiolaisen kanssa heidän tavoitteensa ihmisenä ja ammattilaisena. Jaamme nämä yrityksen sisällä avoimesti, jotta tunnemme kaikki toisemme paremmin. Tämä helpottaa sopivien projektien valitsemista, jotta jokainen pääsee kehittymään haluamaansa suuntaan. Tiivistimme samalla Fraktion tavoitteet, jotta kaikki voivat peilata omia tavoitteitaan yhteiseen suuntaamme.

Tavoitteemme vuodelle 2019:

1. Kehitämme päämäärätietoisesti johtamista Fraktiolla
– Jokainen tietää roolinsa sekä mitä häneltä odotetaan.
– Luomme projektien lisäksi Fraktion sisäiseen tekemiseen selkeyttä.

2. Olemme fraktiolaiselle paras mahdollinen paikka oppia ja kehittyä
– Määrittelemme jokaiselle yhdessä henkilökohtaisen tavoitteen vuodelle 2019, ja tuemme sen saavuttamisessa.
– Edistämme henkilökohtaista kehittymistä systemaattisesti ja pitkäjänteisesti.

3. Fraktiolla voidaan hyvin
– Pidämme aktiivisesti huolta ihmisten hyvinvoinnista.
– Tuomme työkaluja yksilöille ja Fraktiolle hyvinvoinnin seuraamiseen ja edistämiseen.

4. Hommaamme yhdessä helvetin hyviä projekteja ja uusia työkavereita
– Etsimme aktiivisesti ihmisille uusia paikkoja kasvaa.
– Myynti tietää entistä paremmin, mitä kaikki haluavat tehdä, yksilöinä ja yhdessä.
– Kerromme paremmin ulospäin palveluistamme: mm. suunnittelusta, käyttöpalvelusta
ja valmennuksista.

Kehittymiseen Fraktiolla syvennytään omassa postauksessaan muutamien viikkojen päästä.

Talouslukujen viestiminen

Talouslukuja jaettiin aiemmin puolen tunnin talousaamiaisena kerran kuussa. Syksyllä 2018 huomasimme, että käytäntö ei enää toimi niin hyvin: taloustietojen kokoaminen oli työlästä, eikä ihmisille saatu ajantasaista tietoa. Päätimme ottaa talousluvut osaksi viikkopalaveria. Nyt toimitusjohtajamme Jesse on ottanut lähes viikottain tiiviimmän katsauksen laskutukseen, avoinna oleviin laskuihin ja antanut suosituksia esim. ihmisten ja tiimien rahan käyttöön.

Culture Auditin jakaminen blogipostauksina

Vuoden 2018 aikana kirjoitimme Culture Auditin isommalla tiimillä. Haluamme myös kertoa sitä paremmin muulle maailmalle. Aiemmin olemme jakaneet sen yhtenä isona PDF:nä, jonka taittaminen on ollut helvetinmoinen urakka. Culture Auditin jakaminen julkisesti on ollut selkeä etu. Monet työhaastatteluihin tulevat kertovat lukeneensa sitä innoissaan.

Tänä vuonna päätimme julkaista jokaisen teeman omana blogikirjoituksenaan alkuvuoden aikana. Jokainen kirjoitus tiivistää keskeisimmät tavat, joilla olemme kutakin yhdeksää teemaa edistäneet yhdessä.

Etäosallistuminen palavereihin

Aktiiviseen viestimiseen liittyen järjestämme mahdollisuuden osallistua mihin tahansa palaveriin etänä. Viikkopalavereissa ja muissa yhteisissä palavereissa avataan Google Hangouts -puhelu siltä varalta, että joku osallistuu kotoa tai asiakkaalta.

Kaikille avoimet tuntikirjaukset

Tuntikirjausjärjestelmämme toimii kaiken laskutuksen pohjana. Ja koska kunnioitamme avoimuutta, on jokaisella luonnollisesti admin-tunnukset sinne. Jokaisella on vapaus lisätä projekteja ja nähdä kaiken laskutukseen vaikuttavan tiedon. Avoimuuden lisäksi tämä on lisännyt muista välittämistä, sillä kaikkien tunnit on kaikkien nähtävillä ja on helppo huomata poikkeamat normaalista työajasta ja kysyä onko kaikki hyvin.

Tuntisaldojen hallintaa helpottamaan on kehitetty kaikille meille avoin tracking-työkalu. Tärkein osa järjestelmää on Slackbot, joka muistuttaa Slackissä aktiivisesti, yksityisesti ja kohteliaasti, aina kun tuntikirjauksia puuttuu, tai jos tuntikirjaukselta puuttuu projekti. Meistä on ihanaa kun Slackbot huolehtii jaksamisestamme ja siitä että muistamme kirjata tunnit säntillisesti.

Projektitilanteen ja -näkyvyyden viestiminen

Visualisoimme suurimman osan viime vuotta toimiston seinällä ihmisten työtilannetta ja projektien miehitystä, asiakasprojekteissa ja sisäisessä tekemisessä. Tämän visualisoinnin on tarkoitus auttaa sekä tulevaisuudessa eli myynnissä, että nykyhetkessä ihmisten kuormituksen havainnollistamisessa. Vuoden lopussa digitalisoimme seinän Cinode-nimisellä verkkopalvelulla, jotta tieto on helpommin saavutettavissa ja hyödynnettävissä.

Ensi viikolla jatketaan taas. Silloin aiheena on kuunteleminen ja osallistuminen päätöksentekoon. Tule ihmeessä lukemaan!

Mitä tykkäsit?

Keskustele