Priorisointi ohjelmistoprojekteissa: järkeä & katetta

Priorisoimalla työsi hyvin saat sekä omaan että organisaatiosi arkeen selkeyttä ja tilaa ajatella. Jo muutamalla toimenpiteellä saavutat merkittäviä muutoksia päiviisi.

Tehokkaasti priorisoimalla organisaatio säästää aikaa ja rahaa. Tehtävät etenevät sujuvasti ja tekninen velka pysyy kohtuullisena. Työympäristö on harmoninen, kun resurssit käytetään viisaasti ja kokonaisuus on selkeä.

Priorisoinnin tärkeimmät periaatteet

Kaikessa asioiden kehittämisessä on tärkeää löytää lyhyen ja pitkän aikavälin kehittämisen balanssi. Lyhyttä aikaväliä tulisi optimoida juuri sen verran, että pitkän aikavälin tavoitteet on mahdollista saavuttaa. Nopeiden voittojen perässä säntäily ei ole kestävää, mutta lähitulevaisuuden uhraaminen voi viedä kaikki toimintaedellytykset tulevaisuudesta.

Priorisointia voi tehdä monen eri viitekehyksen avulla, joista myöhemmin lisää. Kaikkien tavoite on sama: tuoda asioiden käsittelyyn järjestelmällistä organisointia, resurssien määrittelyä ja järjestyksen luomista. Näillä luomme objektiivisuutta päätöksenteon tueksi.

Päätöksenteko priorisoinnissa on myös subjektiivista intuitioon pohjautuvaa näkemystä ja ihmisten välistä yhteistyötä. Yhteistuumin tehdyt priorisoinnit luovat tiimissä omistajuutta. Intuitiota voi olla vaikea sanoittaa ja kuvailla datapisteenä, jonka takia priorisointia ei voi täysin ulkoistaa algoritmeille tai tekoälylle.

Ihmisillä, tai ainakin itselläni, on taipumus arvioida resurssitarpeet alakanttiin - etenkin ajankäytöstä puhuttaessa. Hyvä nyrkkisääntö on, että asiat vievät enemmän aikaa kuin mitä kuvittelet. Helpoin ratkaisu on sanoa kaikelle lähtökohtaisesti "ei", ja jättää omaan kalenteriin sopivasti aikaa reagoinnille. Kaikeen ei lopulta tietenkään voi sanoa ei, sillä muuten mitään uutta ei lopulta synny ja lopputulos on stagnaatio.

Priorisointi käytännössä

Priorisoinnin tulee aina huomioida pitkän aikavälin tavoitteet ja strategiset linjaukset. Sen tulee vähentää säntäilyä ja fokuksen jatkuvaa vaihtamista. Viitekehysten tärkein osuus on auttaa sinua pysähtymään ja tarkastelemaan asioita mahdollisimman objektiivisesti.

Viitekehykset

Muutamia esimerkkejä viitekehyksistä (framework), joiden pohjalta asioiden organisoinnin ja käsittelyn eri näkökulmista voi aloittaa:

Eisenhower matriisi - tärkeys x kiireys -nelikenttä

• tee ensin (tärkeä ja kiireinen)
• kalenteroi (tärkeä mutta ei kiireinen)
• delegoi (ei tärkeä mutta kiireinen)
• poista (ei tärkeä eikä kiireinen)

Impact-Effort matriisi - impakti x vaiva -nelikenttä:

• nopeat voitot (iso impakti, pieni vaiva)
• isot betsit (iso impakti, iso vaiva)
• inkrementaalinen kehittäminen (pieni impakti, pieni vaiva)
• rahareikä (pieni impakti, iso vaiva)

MoSCoW (must have, should have, could have, wont have)

Kano (must have, performance, delighters, indifferent, reverse)

RICE (reach, impact, confidence, effort)

Viitekehyksiä on olemassa enemmänkin, mutta kaikkia ei tarvitse tietää tai muistaa ulkoa. Ensimmäiseksi, kannattaa käyttää mitä tahansa mallia pelkän fiilispohjaisen juoksentelun sijaan. Toiseksi, suosittelen muutaman mallin perusteellista opettelua siten, että voit soveltaa sitä lennosta ilman dokumentaatioon ja ohjeisiin tukeutumista. Saatat jopa alkaa ajatella asioita arjessa kyseisen kehyksen kautta!

Parhaita käytäntöjä priorisoidessa

• Kerää dataa, mutta älä nojaa siihen liikaa tai kerää sitä liikaa. Monesti maalaisjärki ja omat intuitioon perustuvat kokemukset voivat yhdessä datan kanssa validoida asioita tehokkaammin kuin kaikki maailman datapointit ja niiden käsittely.
• Palaa tarkastelemaan kuinka aiemmin tehdyt priorisoinnit onnistuivat ja kuinka päätöksenteossa käytetyt argumentit ovat ajan kuluessa pitäneet paikkansa.
• Ole valmis uudelleenpriorisoimaan tekemistä ja vältä uponneiden kustannusten harhaa.
• Valitse jokin työkalu joka auttaa asian sanoittamisessa ja visualisoinnissa
• Yksinkertaista, summaa ja vähennä vaihtoehtoja. Tekoälystä on tässä apua.

Sudenkuoppia priorisoinnissa

• Vältä "low hanging fruit" -konseptin käyttöä, etenkin silloin kun sen perusteella välttelet vaikeita ratkaisuja. Tekemällä vain helppoja toimenpiteitä, saatat kasvattaa ympärillä olevaa kehittämisvelkaa tai viivästyttää tärkeitä päätöksiä.
• Prioriteeteista puhuminen monikossa, ja usean "high priority" tilan asettamisen. Mikäli huomaat merkinneesi usean asian tärkeimmäksi prioriteetiksi, harkitse numeerisen tärkeysjärjestyksen eli listan luomiseen.
• Mikäli sinulta puuttuu selkeä tavoite (asia jota tavoitella tai välttää), on priorisointi vaikeaa.
• Liiallinen valitun työkalun/viitekehyksen seuraaminen. Työkalun tulee auttaa keskustelussa, mutta ei luoda keinotekoisia esteitä onnistumiselle.
• Psykologiset vinoumat ja harhat, jotka voivat liittyä egoon, omaan positioon, menneisiin kokemuksiin, ynnä muihin alitajuisiin seikkoihin. Yritä tiedostaa näitä, mutta hyväksy että kaikkea subjektiivisuutta ei voi välttää.

Kehittämisvelka

Ohjelmistoja rakentaessa puhumme teknisestä velasta tai UX-velasta. Organisaatiota kehittäessä voimme puhua kehittämisvelasta. Idea on kaikissa sama: tuomme uusia asioita edellisten päälle, vierelle tai tilalle, mutta emme siivoa jälkiämme tai mieti miten ajan saatossa tapahtuneet muutokset vaikuttavat niitä edeltäviin asioihin tai rakenteisiin. Mitä kauemmin velan maksamista viivästyttää, sen pahemmaksi se muodostuu. Kaikki velka ei ole näkyvää, ja ajan saatossa se hidastaa tai monimutkaistaa kaikkea ympärillä olevaa. Velka saattaa näyttäytyä kitkana, hitautena tai epäselvyytenä. Kehittämisvelan maksun tulisi aina olla mukana priorisoinnissa.

Ryhdy toimiin

Jotta priorisointi ei jää unohdetuksi exceliksi, tarvitset hyväksynnän niiltä kehen se vaikuttaa. Priorisointia voi tehdä ryhmätyönä, fasilitoituna työpajana tai neuvonantoprosessin kautta. Tärkeää on osallistaa ihmisiä.

Muista mitata ja juhlistaa onnistumisia, ja oppia epäonnistumisista. Palaa arvioimaan aiempien priorisointien järkevyyttä.

Kaikkihan tietävät että asioita pitää pistää tärkeysjärjestykseen ja multitaskaus on pahasta. Viisaus on noudattaa omia neuvoja, kuten sanotaan. Jos tämä ei onnistu omin voimin, pyydä apua kollegalta tai ulkoiselta kumppanilta. Joskus ulkoinen näkemys on objektiivisempi ja saattaa tuoda yhtälöön uusia näkökulmia. Tärkeintä on kuitenkin ottaa omistajuus asian edistämisestä.