Design Sprint on prosessi, jolla luodaan nopeasti uusia tuotteita, uusia omaisuuksia olemassaoleviin palveluihin tai ratkaisuja suuriin haasteisiin. Sen suurin hyöty on tiivistää mahdollisesti kuukausien työt yhteen viikkoon. Intensiivisen työviikon aikana jalostetaan ideoista konsepti, tuotetaan siitä prototyyppi ja validoidaan sitä testikäyttäjien kanssa. Tehdään siis paljon ja opitaan!
Aluksi oli pitkät prosessit
Jake Knapp kehitti Design Sprint -konseptin Googlella noin kymmenen vuotta sitten. Hän huomasi, että viikon mittaiset “hackathon”-hankkeet saivat paljon enemmän aikaan kuin perinteiset tuotantomallit, joissa saattoi kestää yli vuosi kehittää konseptia, jota ei ole edes testattu käyttäjien kanssa. Hän loi systemaattisen tavan viedä ajatus prototyypiksi ja testata sitä käyttäjien kanssa viidessä päivässä. Tästä syntyi Design Sprint.
Tuotekehityksessä on usein kyse rajallisista resursseista: ikinä ei ole loputtomasti aikaa ja budjettia sijoittaa hankkeeseen. Jos tehdään päätöksiä ilman tietoa, riski kasvaa. Tämän vuoksi ketterät toimintatavat ovat niin tehokkaita: vähennetään riskiä tekemällä työtä mahdollisimman kevyesti – jotain nopeasti ja sitten jalostetaan palautteen/tarpeen mukaan. Kuinka voidaan vähentää riskiä ennen kun lähdetään tuottamaan mitään? Tähän auttaa Design Sprint, joka yhdistää nopean iteroinnin ja käyttäjäpalautteen.
Design Sprint -menetelmä pähkinänkuoressa
Nopeasti, mutta yhdessä
Design Sprintin perusidea on tuoda yhteen monenlaisia tekijöitä osaksi tiimiä, joka käyttää yhden viikon ratkaisemaan yhdessä valitsemansa haasteen. Sprintin alussa kartoitetaan tilanne ja haasteet ja päätetään tärkein (suurin riski tai mahdollisuus) sprint-haasteeksi. Tehtävien avulla luodaan yksin ideoita ja jaetaan niitä ryhmän kanssa. Näistä ideoista hiotaan konsepti, josta rakennetaan ja testataan prototyyppi. Viikon päätteeksi ollaan opittu tosi paljon niin projektista kuin toisistamme. Mitä tärkeämpää, meille jää käteen suuri määrä tuloksia, joiden avulla voidaan luoda entistä parempi ratkaisu tai todetaan, ettei ratkaisu toiminut lainkaan – todella arvokasta oppia pienessä ajassa kuin suuressa!
Kun puhutaan nopeudesta, helposti voi syntyä idea pintapuolisista ratkaisuista. Olin skeptinen ajatuksesta, että lentäen voisi syntyä mitään toimivaa. Kokemus on kuitenkin osoittanut suuren totuuden: vaikka moni ideoista ei toimi, joukossa on yleensä pari timanttista ideaa. Kun keräät tarpeeksi monipuolisen tiimin kasaan, jokaiselle tehtävälle löytyy oma tähti tai kaksi. Jokainen paistaa vuorollaan omissa vahvuuksissaan, jotka eivät aina vastaa ammattinimikettä.
Tekemällä oppii
On vaikeaa pukea sanoiksi kuinka paljon tietoa kulkee kaikkien välillä Sprintin aikana. On aina hienoa nähdä, kun toimitusjohtaja vastaa back-end kehittäjän kysymyksiin hänen rajapintakonseptista tai huomata ilo projektipäällikön silmissä, kun hänen käyttöliittymäkonseptinsa äänestetään parhaiten toimivaksi ratkaisuksi, tunti sen jälkeen, kun hän kauhisteli piirtämisestä ajatuksena. Vaikka viisi päivää intensiivistä työtä on vaativaa kaikille osapuolille, Design Sprintin aikana syntyy tusinoittain kiinnostavia ideoita ja ratkaisuja. Ehkä kaikista arvokkainta on tiimin kokemusrikas viikko: tiivis työhenki läpi viikon ja lopputulos, joka testattiin oikeiden ihmisten kanssa. Sen kautta oppii aina ja ymmärtää projektin haasteet sekä mahdollisuudet entistä paremmin.
Note and vote (kirjoita ja äänestä)
Sen sijaan, että yritettäisiin löytää keskustelussa kultainen keskitie tai kompromissi, Design Sprint -menetelmässä painotetaan sitä, että jokainen pääsee ilmaisemaan oman ideansa ja tämän jälkeen ryhmänä äänestetään parhaiten toimivaa ratkaisua. Tuloksena joko yhden henkilön ratkaisu nousee jatkoon tai sitten ryhmä luo parhaista ideoista uuden kokonaisuuden ratkaisuksi. Tämä mahdollistaa ripeän toiminnan ja jokainen osallistuja voi hyväksyä ratkaisun omalta osaltaan. Tärkeintä menetelmässä on koittaa noudattaa aikarajoitteita ja huolehtia enemmän prosessista kuin yksittäisistä lopputuloksista: osuuden voi aina tehdä uudestaan, mutta jos prosessi venyy, ketteryys kärsii ja lopulta katoaa. Nopeasti tehty ja testattu on parempi kuin viimeistelty määritelmä. Vasta kun käyttäjä pääsee kokeilemaan asioita, voidaan varmistaa, että olemme oikeilla jäljillä.
Kokeile kevyesti käytännössä
Design Sprint on kattava kokonaisuus vuorovaikutteisia menetelmiä, joilla voi määrittää niin haasteita kuin ideoida niille ratkaisuja. Sinun ei tarvitse välttämättä omistautua heti koko prosessiin, vaan voit valita kokonaisuudesta menetelmiä, jotka sopivat juuri sinun senhetkiseen tilanteeseen.
Vaikka blogiartikkeli ei ole riittävä formaatti antamaan kaikkia vastauksia menetelmän käyttöön, haluamme tarjota alla olevan ohjeen, jolla voi kevyesti kokeilla työpajamenetelmää sprintmaailmasta.
Kevyt kokeilu voi olla kahden tunnin työpajapalaveri, johon osallistuu ihmisiä yrityksen eri osa-alueilta.
1. Kerro osallistujille että tämän palaverin tavoitteena on kokeilla ketteriä menetelmiä ideoimaan ratkaisuja. Pyydä heiltä avointa mieltä ja uskallista heittäytä mukaan.
2. Pyydä osallistujia kirjaamaan lapuille eri asioita, jotka he kokevat olevan kaikista tärkeimpiä asioita, joita taklata projektissanne seuraavaksi. Anna heille 3 minuuttia aikaa kirjoittaa vastauksia. (Voit muotoilla tehtävänannon paremmin vastaamaan tarpeitasi.)
3. Anna tämän jälkeen heille minuutti aikaa harkita, mikä lapuista on heidän mielestään kaikista tärkein. Pyydä heitä sijoittamaan sen kaikille näkyviin (voit käyttää esim. Mural, Miro, Google Whiteboard tai Slides -työkalua eli virtuaalista kanvaasia yhteistyöhönne etänä). Poista toistuvat laput: jos useampi lappu edustaa täysin samaa tavoitetta, poista se taulusta.
4. Seuraavaksi anna kaikille osallistujille 1–3 ääntä ja pyydä heitä äänestämään, mikä lapuista on heidän mielestään kaikista tärkeimmät eli mihin projektin kannattaisi keskittyä. Käytä punaisia palloja tai digitaalisen työkalun äänestystoiminnallisuutta äänten jakamiseen. 3 minuuttia pitäisi riittää arviointiin ja äänestämiseen.
5. Priorisoi laput äänien mukaan – aseta eniten ääniä saanut lappu korkeimmalle, toiseksi eniten ääniä saanut lappu sen alle ja niin edespäin. Jos sinulla on kaksi tai useampi lappia, jotka ovat saaneet eniten ääniä saman verran, voit suorittaa uuden äänestyskierroksen, jossa osallistujat voivat antaa yhden äänen jommalle kummalle lapulle. Lopuksi teillä pitäisi olla yhteisesti valittu tärkein tavoite projektianne varten. Voitte aina palata tähän tilanteeseen ja toistaa seuraavat vaiheet myös muille tavoitteille.
6. Muotoile tavoitteesta kysymys, joka alkaa sanoille “kuinka me voisimme”. Esimerkiksi jos tavoite on “Tuottaa enemmän liikevaihtoa”, kysymyksen voi muotoilla: “Kuinka me voisimme tuottaa enemmän liikevaihtoa?”.
7. Nyt on aika ideoida ratkaisuja. Voitte muun muassa toteuttaa salamademoja, joissa jokainen henkilö saa 10–15 minuuttia aikaa löytää esimerkin internetistä ratkaisusta, joka voisi soveltua teidän projektin tavoitteeseen. Osallistuja löytää asian, ottaa siitä kuvan/kuvia ja kirjoittaa ranskalaisin viivoin, mitä ratkaisu sisältää. Jokainen saa 3–5 minuuttia aikaa esittää ratkaisunsa ja kertoa, miten se soveltuisi teidän tilanteeseenne.
8. Äänestäkää salamademoja ja valitkaa demo, johon uskotte eniten ryhmänä.
9. Pyydä jokaista osallistujaa ideoimaan lapuille karkeita näkymiä (kuten käyttöliittymäluonnoksia) siitä, miltä ratkaisu voisi näyttää sovellettuna teidän projektiin.
10. Jakakaa näkymät ja äänestäkää ideaa, johon uskotte eniten.
11. Luokaa tämän pohjalta Action Pointit kokeilulle: Kuka voisi asiaa kevyeksi kokeiluksi, jota voisitte testata ideaa kohderyhmällenne? Millainen olisi onnistunut kokeilu? Entä milloin se tapahtuisi?
12. Päättäkää, miten organisaatio voi tukea kokeilua ja työntekijöitä, jotka sitä toteuttaisivat esimerkiksi vähentämällä heidän muita työtehtäviä tai pyytämällä lisätukea muilta henkilöiltä.
Vaikka ette lopulta päättäisikään jatkaa ideoitanne Action Pointteihin asti, syntyy harjoitteessa hyödyllisiä keskusteluita, jotka eivät muuten tapahtuisi sekä dokumentaatiota ideoistanne ja ajatuksistanne. Panostakaa ideoiden ja konkretian tuottamiseen pelkkien keskustelujen sijanan. Prosessin aikana pidä kiinni aikarajoitteista mahdollisimman tehokkaasti.
