Kuunteleminen ja osallistuminen päätöksentekoon

Kaikilla fraktiolaisilla on mahdollisuus olla mukana yhteisten asioiden päätöksenteossa – esittää kysymyksiä ja tulla kuulluksi. Jotta palautetta saataisiin mahdollisimman helposti ja jokainen tulisi kuulluksi, on meillä käytössä useita välineitä ja kanavia kommunikointia varten.

Tämä kirjoitus on osa 5/10 Great Place to Work -blogisarjaa.

Kuunteleminen on yksi ihmisen tärkeimmistä taidoista. Vaikka käytössä olisi kuinka hienoja työkaluja ja toimintatapoja tahansa, ei niistä ole hyötyä, jos kuulemaansa viestiä ei kuuntele ja ymmärrä. Tässä blogautuksessa esittelemme muutamia tapoja, prosesseja ja työkaluja, joilla meillä pyritään varmistamaan, että jokaisella on mahdollisuus tulla kuulluksi ja osallistua päätöksentekoon.

Viikkopalaveri

Viikkopalaveri on tärkein paikka ihmisten kuuntelemiseen. Palaveri tapahtuu viikoittain ja kaikki ovat läsnä, joten se on jatkuvaa kuuntelemista. Viikkopalaveriin voi osallistua myös etänä ja kirjuri huolehtii siitä, että esiin nostetut asiat tulevat kirjatuksi viikkopalaverin muistiinpanoihin. Täten käsiteltyihin asioihin voi perehtyä myös jälkikäteen, jos ei päässyt palaveriin.

Konklaavit

Olemme huomanneet, että jokaista asiaa ei kannata kattavasti käydä läpi viikkopalaverissa. Kaikki aiheet eivät välttämättä kiinnosta kaikkia ja toisekseen kaikkien aiheiden käsittely kaikkien kesken veisi kohtuuttomasti aikaa. Tähän konklaavit ovat olleet hyvä ratkaisu. Kun esiin nousee asia, jota halutaan käsitellä, siitä kiinnostuneet ihmiset muodostavat konklaavin edistämään asiaa. Konklaavin tehtävänä on viedä asiaa eteenpäin, tiedottaa muille etenemisestä ja sitä kautta tarjota mahdollisuus muidenkin esittää kommentteja aiheeseen liittyen. Osa konklaaveista ovat jatkuvia, osa hetkellisiä vastaamaan tiettyyn tarpeeseen. Loimme metakonklaavi -taulun Trelloon, jotta jokaisella fraktiolaisella olisi halutessaan paikka nähdä kaikki toiminnassa olevat konklaavit.

Isot päätökset (kuten rekrytointi) tehdään aina yhdessä. Samalla jokainen hyväksyy sen faktan, että aina ei ole mahdollista saada konsensusta aikaiseksi. Tähän asiaan konklaavit ovat hyvä ratkaisu asioiden edistämiseksi.

Arvojemme mukaisesti välittäminen ja eteenpäin puskeminen ovat keskeisessä roolissa myös ristiriitatilanteissa. Avoimuus ja luottamus takaavat sen, että kaikista asioista voidaan keskustella. Kysymme toisiltamme usein onko kaikki hyvin. Jos mitä tahansa negatiivista tai kehitettävää nousee esiin, se keskustellaan auki, poikki ja pinoon. Tärkeää on se, ettei ikäviä asioita jätetä hautumaan vaan ne nostetaan esille heti niiden ilmaannuttua ja käsitellään ennen kuin ne pääsevät kasvamaan suuremmiksi kuin mitä todellisuudessa ovat.

Rakennamme yhdessä Fraktiosta ympäristöä, jossa vaikeistakin epäkohdista voidaan puhua avoimesti kaikkien kuullen. Uskomme siihen, että meidän etumme on, että vaikeatkin asiat käydään läpi avoimesti ja niistä käydään yhteistä dialogia. Tilanteita ei päästetä eskaloitumaan.

Vitali, Ville K, Ville M, Iiro ja Maria design-palaverissa.

Slack

Slack on aktiivisin kommunikaatiokanavamme, koska se tarjoaa kätevän tavan tulla kuulluksi ihmisten sijainnista riippumatta. Slack tarjoaa erinomaisen paikan ideoiden ja ajatusten esiintuomiseksi. Keskustelua voidaan jatkaa päivien ajan ja niihin voidaan myös palata helposti.

Kannustamme toisiamme nostamaan negatiiviset asiat esiin kasvokkain, mutta joskus on tarpeen tuoda niitä esiin muita kanavia pitkin. Halusimme luoda sen tueksi Slack-kanavan, joka on pyhitetty vaikeiden ja ahdistusta aiheuttavien asioiden esiintuomiseksi. Kanavan otsikko kannustaa: “Pyritään auttamaan kaveria hädässä.”.

Loimme myös Slack-kanavan, jossa jokainen voi tarvittaessa käydä purkamassa omaa turhautumistaan ilman, että joku pyrkii siihen ratkaisukeskeisesti puuttumaan. Luomalla asialle oman kanavan olemme pyrkineet vähentämään sen purkautumista muissa työhön liittyvissä kanavissa. Samalla myös tämä kanava tarjoaa mahdollisuuden tarjota empatiaa ja ymmärrystä työkaverille. Kanavan ohjeet ovat: “Täällä saat avautua vapaasti. Älkäämme reagoiko tällä kanavalla tapahtuviin avautumisiin vasta-argumentoimalla tai hyssyttelemällä. What purkautuu in #vitutus stays in #vitutus”.

Työterveys Heltti

Käytämme työterveyskumppaniamme Helttiä kokonaisvaltaiseen hyvinvointiin, myös kuuntelemiseen. Heille on korostettu sitä, että meille on tärkeää että fraktiolaisten tyytyväisyyttä edistetään kaikilla mahdollisilla tavoilla ja tarvittaessa (asian niin vaatiessa ja työntekijän suostumuksella) välittää palaute anonyymisti toimitusjohtajalle.

Luottamusvaltuutettu

Luottamusvaltuutetun pääsääntöinen tehtävä on pitää huolta, että yrityksen asiat hoidetaan työehtosopimusten mukaan. Luottamusvaltuutettu on ottanut tavaksi myös kuunnella ihmisiä hädässä hyvinkin henkilökohtaisissa asioissa liittyen niin työhön kuin vapaa-aikaan. Heltin tarjoamaa apua ei sivuuteta, mutta luottamusvaltuutettu on ollut monesti se ensimmäinen askel ristiriitojen selvittämisessä.

Jännitekonklaavi

Eräs tärkeä jännitteiden käsittelykanava on jännitekonklaavi. Idean tähän lainasimme ystäväyritykseltämme Codentolta. Jännitekonklaavin tehtävänä on kerätä kollektiivisesti lista asioista jotka vaivaavat, luovat jännitteitä tai vituttavat, ja käsitellä nämä jännitteet ja tarjota niihin ratkaisuehdotus. Konklaavi kokoontuu viikottain ja osallistua voi kuka tahansa fraktiolaisista. Käsiteltäviä aiheita voi ehdottaa Slackissä tai konklaaville luodussa Trello-taulussa.

Tiimien ja työntekijöiden tukeminen

Viimeisen vuoden aikana olemme kehittyneet negatiivisten asioiden käsittelyssä. Positiivisia asioita on helppo nostaa esille, mutta ikävistä asioista ei olekaan niin helppo puhua. Haastavinta on ollut yksittäisten ihmisten alisuoriutuminen ja siihen puuttuminen.

Menneistä oppineena tiivistimme Playbookiin ohjeet vastaavien tilanteiden varalle. Ohjeet kertovat milloin kannattaa huolestua työkaverin jaksamisesta (paljon poissa, kipeänä, etänä) ja miten, missä ja kenen kanssa asia nostetaan esille.

Retriitti

Keväisin järjestämme retriitin, joka on loistava paikka kuuntelemiselle. Kun kaikilla on päivä (tai kaksi) aikaa keskittyä työasioiden sijaan vain yhteisten asioiden pohtimiseen, tapahtuu hienoja asioita. Kiireettömyys on tärkeä asia retriitin onnistumiselle.

Retriitissä tehdään asioita yhdessä. Kuunnellaan ja tullaan kuulluiksi.

Päätösten tekeminen ja kokeilut

Kannustamme ihmisiä kevyisiin kokeiluihin, koska jokaisella on oikeus ja velvollisuus tehdä omaa työtään koskevia päätöksiä. Ideoita voi kuka tahansa ehdottaa milloin tahansa. Omia ideoitaan voi myös viedä suoraan käytäntöön, jos ne täyttävät päätöksenteon kolme kriteeriä.

Päätöksiä tehtäessä mietimme kolmea kysymystä:

  1. Edistääkö asia työntekijöiden tyytyväisyyttä?
  2. Edistääkö asia asiakkaan tyytyväisyyttä?
  3. Onko asia taloudellisesti järkevä?

Lisäksi päätöksenteossa on velvollisuus kuunnella ja konsultoida ihmisiä, joita päätös koskee. Esimerkiksi teknologiavalinnoissa pitää puhua projektitiimille, joka tuotetta kehittää. Meillä siis kaikki osallistuvat päätösten tekoon.

Palkkaviikot

Viime vuonna aloitimme uuden prosessin, palkkaviikot, tuomaan parempaa ja tasavertaisempaa rakennetta palkkakeskusteluihin. Palkkakeskusteluita ennen palkkaviikkoihin osallistuvat keräävät palautetta työkavereiltaan ja asiakkailta. Palautetta käydään sitten yhdessä läpi palkkaviikko-konklaavin kanssa. Nämä keskustelut tarjoavat hyvän mahdollisuuden keskustella työyhteisöstä kyseisen työntekijän näkökulmasta.

Tiivistettynä voi sanoa että synnytämme keskustelua ja haemme palautetta monilla tavoilla ja kaikilla mahdollisilla kanavilla. Meille on tärkeää että kaikessa tekemässämme on jonkinlainen palautekanava tai muu tapa saada palautetta. Meidän silmissämme myös tämä GPTW on palaute, jonka tuloksia käytämme henkiseen kasvamiseen.

Kulttuuriin pureutuminen

Olemme yhdessä useaan otteeseen todenneet, että voimme tehdä HR-asioita paremmin. Osa oli sitä mieltä, että meillä pitäisi olla täysin HR-asioihin keskittyvä henkilö, osan mielestä uutta ihmistä ei tarvita, vaan tarvitaan ainoastaan hieman ulkopuolista apua, jotta osaamme järjestäytyä paremmin. Asiaa edistääksemme aloitimme yhteistyön Leidenschaftin kanssa HR:ään ja kulttuuriin liittyvissä asioissa. Teimme kaikki Siqni-työntekijäymmärryskyselyn sekä yrityskulttuuri Due Diligence -projektin. Tällä noin kuukauden kestoisella projektilla kartoitimme yrityskulttuurimme nykytilan, sanoitimme sen ja saimme eväitä ja priorisointiapua syksyn ja vuoden 2019 kehittämishankkeisiin.

Kiitos kun luit <3 Ensi viikolla jatketaan taas. Silloin puhutaan siitä miten kiittäminen ja tunnustus hyvästä työstä on kultaa. Ensi viikkoon!

Mitä tykkäsit?

Keskustele