DevOps-tiimi kehitti itselleen paremmat käytännöt työnohjauksessa

Kalle ja Tero ovat Fraktion DevOps-tiimi. Toisin sanoen he vastaavat käyttöpalveluista, palveluiden ylläpidosta – miten sitä nyt haluaakaan nimittää. Jos jossain lagaa, Kalle ja Tero rientävät apuun. Osa työstä on siis luonteeltaan reaktiivista ja ennakoimatonta, mikä on asia, johon ei juuri pysty vaikuttamaan. Viime talvena Kalle ja Tero havahtuivat kuitenkin siihen, että ad hoc -tekeminen jyräsi alleen kaiken suunnitelmallisuuden: työnteko oli mennyt silppumaiseksi reagoinniksi eteen tuleviin tilanteisiin ja edellisessä viikkopalaverissa yhdessä tehdyt suunnitelmat jäivät toteutumatta.

Tero ja Kalle vastaavat Fraktion käyttöpalveluista.

Ratkaisu löytyy itsestä

Onneksi kaksikko avasi ongelmista suunsa, sillä pyörät alkoivat heti pyöriä. Kollega muistutti Fraktiolla perjantapresiksenkin pitäneestä Oskari Salmesta, joka tarjoaa työnohjausta Mieli mukana -yrityksensä kautta. Oskariin otettiin yhteyttä ja niin alkoi miekkosen ja devopsiemme yhteistyö. 1,5 tunnin mittaisia tapaamisia on ollut 2-3 viikon välein, yhteensä kolme kappaletta. Seuraava tapaaminen – eräänlainen kontrollikäynti – on sovittu puolen vuoden päähän. Tässä välissä Kallen ja Teron on tarkoitus vakiinnuttaa työnohjauksessa itselleen kehittämät metodit osaksi päivittäistä arkea.

Niin, itselleen kehittämät. Työnohjaaja ei anna valmiita vastauksia tai ratkaisuja, vaan niiden keksiminen on ohjattavan tehtävä. “Itse tietää, mitä ne ongelmat ovat, joten itse pystyy myös tuomaan ratkaisut,” Tero sanoo. Mikä työnohjaajan rooli tässä sitten on? Oskari vastaa: “Esitän sellaisia kysymyksiä, jotka auttavat työntekijää hahmottamaan omia tavoitteitaan. Toimin ikään kuin lainamielenä siinä, että miten niitä tavoitteita voidaan edistää.”

“On hieno taito, miten joku saa kaivettua meistä itsestämme näitä ideoita,” Tero sanoo. Oskarin mukaan onnistumisessa on auttanut Kallen ja Teron heittäytyminen yhteiseen työskentelyyn sekä kyky reflektoida ja tarkastella asioita eri näkökulmista. “Näiden taitojen avulla voi tehdä aitoja tarkkoja havaintoja omasta työskentelystä ja suhteesta toisiin ihmisiin.”

Työnohjaaja Oskari Salmi tunnetaan lisäksi mm. näyttelijänä ja esiintymiskouluttajana.

Työnohjaaja auttaa tuomalla myös oman kokemuksensa pohjalta näkökulmia ja perspektiiviä ohjattavien työhön. “Työnohjaus on kuitenkin aina niiden ihmisten näköinen, jotka siihen tulee. Mahdollisimman vähän työnohjaajan näköinen,” Oskari kuvailee.

Tavoitteisiin pääseminen vaatii aikaa kokeiluille

Kallen ja Teron kannalta keskeisimmäksi tavoitteeksi on muodostunut suunnitelmallisen tekemisen osuuden lisääminen ja ajankäytön järkevöittäminen. Ongelman purkamiseksi Kalle ja Tero hahmottelivat mind map -tyylisen kartan siitä, mitä kaikkea heidän työnsä pitää sisällään: mihin kaikkeen aikaa kuluu. Tämän hahmottaminen on ensimmäinen askel tilanteen parantamiseksi. Jos esimerkiksi huomaa, että palavereihin kuluu suhteettoman paljon aikaa, voi alkaa miettiä, olisiko tarpeen siirtää painopistettä muuhun tekemiseen. Kokeilut ovat osa prosessia: vaihtelemalla käytäntöjä ja kokeilemalla eri toimintatapoja voi löytää itselleen toimivimmat ratkaisut.

“Kalle ja Tero saivat jo ensimmäisellä kerralla asetettua tavoitteen, johon sitten peilasimme työskentelyä. He myös ottivat pienet kokeilut heti käyttöön, joten pystyimme tarkastelemaan niiden vaikutuksia työnohjauksen edetessä,” työnohjaaja kehuu.

Oskari auttaa Kallea ja Teroa keksimään itselleen sopivat ratkaisut.

Tavoitteiden toteutumista he seuraavat 10-portaisen arviointiasteikon avulla. Asteikko kuvaa sitä, kuinka kestävällä pohjalla työnteko Kallen ja Teron mielestä on. Aluksi arvioitiin lähtötaso sekä määriteltiin tavoitetaso. Tietyin väliajoin sitten tarkistetaan, mihin suuntaan asteikolla on liikuttu. Liian kovia tavoitteita ei kannata asettaa, sillä täydellistä ei olekaan. “Kalle ja Tero ymmärsivät, että tavoitteisiin pääseminen vie aikaa. Jos odottaa välittömiä tuloksia ilman, että varaa aikaa kokeiluille, kriittisyys omaa työskentelyä kohtaan nousee etenemisen esteeksi,” Oskari sanoo. “Kallen ja Teron työskentelyssä oli sekä realismia että armollisuutta itseä kohtaan. Siitä propsit!”

Oskarin mukaan toinen prosessin onnistumisen kannalta erityisen tärkeä seikka on ollut, että ohjattavat ovat pitäneet koko työyhteisön mielessä ja miettineet, kuinka ratkaisuja voitaisiin hyödyntää laajemmaltikin. “Tutkimusten mukaan työnohjauksen hyötyjen pitkäaikaisuuteen vaikuttaa suuresti se, kuinka hyvin koko työyhteisö saadaan osallistettua muutoksiin.”

Tärkeimmät havainnot ja pari käytännön vinkkiä

Terolla on antaa hyvä ja simppeli vinkki siihen, jos tehtävät alkavat kertyä: varaa itsellesi kalenterista aika, jolloin työstät määriteltyä ongelmaa. Kun tehtävälle on korvamerkitty aika, on sen tekemiseen helpompi keskittyä. Olisi myös hyvä pystyä keskittymään täysillä kulloinkin käsillä olevaan tehtävään ja sulkea kaikki ylimääräiset häiriötekijät pois. DevOps-työn luonteen vuoksi se ei kuitenkaan aina ole mahdollista, mutta siihen kannattaa pyrkiä.

Viimeinen kaksikon vinkeistä on tärkein: Yksin ei pidä jäädä hakkaamaan päätään seinään. Ongelmista kannattaa puhua, koska apua on saatavilla. “Tämäkin lähti siitä, että avattiin suumme ja kollegalla oli ehdottaa ratkaisua. Se onkin yksi tämän työyhteisön hienouksista – täällä tuetaan toisia.”

Oskari on samaa mieltä: “Huomaa, että Kalle ja Tero työskentelevät aidosti vuorovaikutteisessa työyhteisössä, jossa luottamus toisiin on hyvällä pohjalla.”

Mitä tykkäsit?

Keskustele