Kyky muuttua ja mukautua on noussut tärkeäksi teemaksi viime aikoina sekä organisaatio- että yksilötasolla. Muutokset työelämässä ja ylipäätään maailman kompleksisuus ovat johtaneet siihen, että reagointikyky, itsetutkiskelu ja mukautumiskyky ovat entistä tärkeämpiä ja kriittisiä ominaisuuksia niin kollektiivisella kuin yksilötasollakin.
Vuosi 2020 tullaan muistamaan muutosten vuotena. Vuotena, jolloin kunkin organisaation muutoskyvykkyys ja resilienssi tuli määrittämään miten he pystyivät handlaamaan toimintaympäristössä tapahtuvat yllättävät muutokset kuten etätyöhön siirtymisen. Mutta mikä tekee toisista organisaatioista muutoskyvykkäämpiä kuin toiset? Miten muuntautua entistäkin muutoskyvykkäämmäksi?
1. Luo selkeät toimintamallit ja panosta tarkoituksenmukaiseen kommunikaatioon
Muutostilanteessa kannattaa ensimmäiseksi evaluoida se, kuinka paljon informaatiota ja erilaisia signaaleja edes yrittää käsitellä, ja kuinka paljon muutoksia itse tuo yhtälöön. Ennen muutoksen tuomaa painetta, on syytä minimoida ns. oma sekoilu ja kaaos. Sellaista voi olla turhan monimutkaisuuden tai kompleksisuuden luominen tai edes ylläpito. Tai täysin vapaa hyvää tarkoittava tapahtuva “kaikki tekee kaikkea” mentaliteetti.
Selkeät toimintamallit yhdessä rauhallisen sekä tarkoituksenmukaisen kommunikaatiokulttuurin kanssa ovat vaatimuksia sille, että ulkoa tuleviin paineisiin voidaan reagoida tahdikkaasti ja älykkäästi. Odotustenhallinta ja viestintä niin yrityksen sisällä kuin asiakkaiden suuntaan korostuu, kun paine ympärillä kasvaa. Ympäröivän maailman monimutkaistuessa muuttessa haastavammaksi, organisaation paras puolustus on ennemminkin yksinkertaistaa ja suoraviivaistaa tekemistä, monimutkaistamisen sijaan.
2. Palaa olemassaolon ytimeen – miksi yritys on olemassa?
Muutoskyvykkyyteen vaikuttavat asiat ovat sekä konkreettisia että abstrakteja. Abstraktit asiat ovat osa yrityksen kulttuuria, eli sitä “miten asioita hoidetaan, kun kukaan ei ole vahtimassa”. Korona-aika osoitti, mistä monet yritykset on todellisuudessa tehty ja millaisia arvoja he edustavat. Yritysten arvot tuppaavat usein konkretisoitumaan muutostilanteissa. Muutoksen myllertäessä näemme ja koemme kuinka jotkut muutoskyvykkäät organisaatiot viestivät todella mallikkaasti ja toimivat arvojensa mukaan myös muutoksen hetkellä, niin sisäisesti kuin ulkoisesti. Jotkut taas panikoivat ja arvot heitetään roskalaariin odottelemaan parempia päiviä.
Yksilön kokonaisuutta ja inhimillisyyttä varjeleva kaltaisemme yritys ja sen jäsenet itse ovat ylpeyden ja etiikan kannustamana toisiaan sekä kannustavia että vahtivia kollegoita. Kulttuuri ei ole julkisestä pöhinästä tai asiakkaille näkyvästä pinnasta irrallinen asia. Kun kokonaisuus on koherentti, suoraviivainen, ja vailla turhaa egoilua, on yrityksen kaikissa funktioissa kevyempää ja selkeää toimia. Yhtiö vailla teeskentelyä antaa terveen pohjan vahvan yhteisön syntymiselle. Yhteisö lopulta määrittää yrityksen olemassaolon, ja sen tutkailu muutoksen hetkellä on olennaista. Itsetietoiset ja muutoskyvykkäät yritykset pystyvät tekemään suunnanmuutoksia helpommin, ja mukautumaan uuteen ympäristöön, ja se mahdollistaa toiminnan jatkuvuuden.
3. Pyri purkamaan siiloja
Muuttuvassa maailmassa, ja erityisesti muutoksen kourissa olevassa organisaatiossa on mahdotonta luoda onnistumisia, jos sen eri osa-alueet toimivat siiloissa. Organisaation jäsenet tarvitsevat välilleen luottamusta ja yhteisen suunnan. Tekeminen voi toimia yhteisvastuullisesti tai vahvasti roolipohjaisesti. Pääasia on, että vastuut ja toimintamallit ovat tekijöille, auttajille, ja kysyjille selkeät.
Erikoistuminen pahimmillaan luo siiloja. Sopivan tason laajamittainen generalistinen asenne, tai vähintään riittävä määrä generalisteja, poikkitieteellisiä hahmoja, tai muuten vain yleismies Jantusia, auttavat organisaation kriittisessä tiedonvälityksessä, sekä asioiden ja kyvykkyyksien yhdistämisessä. Erikoistumista tarvitaan, mutta se voi pohjautua kollektiiveihin tai dynaamisiin rooleihin, jolloin se ei ole suoraan kytköksissä kenenkään egoon ja näin aiheuta yhtä helposti ongelmia – ja siiloutumista.
4. Löydä oikea ajoitus – “Just in Time”
Nopean muutoksen ympäröimänä ja etenkin tietotyössä jossa kaikki konkreettinenkin on ei-fyysistä. Ennen toimeen ryhtymistä, ketterin taktiikka on monesti odottaa niin pitkään että kaikki mahdollinen tieto on kerätty, analysoitu, ja syntetisoitu. Näin mahdollinen turha työ tai työvaiheet voidaan eliminoida. Reagointi muutoksiin helpottuu kun viime tinkaan jätetyt päätökset ja asiat tehdään mahdollisimman tarkalla datalla, perustuen mahdollisimman kuranttiin tietoon. Asioita voidaan niputtaa tai jopa jättää tekemättä viimeisimmän tiedon valossa. Jotta tämä olisi mahdollista, lopulliset päätökset ja asioiden edistäminen kannattaa jättää mahdollisimman viime tinkaan. 😱
Viime tinkaan jättäminen kuulostaa väärältä ja stressaavalta, ja sitä ei kannata tietenkään soveltaa kaikkeen, eikä se ole syy jättää valmistelevaa työtä tekemättä. Tarkoitus on muodostaa valmistelevasta työstä mahdollisimman abstraktia, paloiteltua ja uudelleenkäytettävää, ja samalla pitää mahdollisuudet mahdollisimman avoimina. Päätökset toki tuovat varmuutta ja rytmiä elämään, ja kulkiessa kohti viime tingassa tehtävää valintaa, on monesti mahdollista tehdä pienempiä oikeaan suuntaan vieviä päätöksiä ja ratkaisuja.
Mutta. Tällaista toimintamallia ei saa sekoittaa kyvyttömyyteen tehdä päätöksiä, aloitekyvyn puuttumiseen, tai muuten vaan passiivisuuteen. Hypoteesini on, että kiristyvän tahdin maailma tulee vaatimaan kykyä toimimaan entistä lähempänä deadlineja, muuttuvilla tavoitteilla ja muuttuvilla spekseillä. Josta päästään kykyyn sietää tällaista maailmaa.
5. Opettele sietämään epävarmuutta
Keskeneräisten asioiden kanssa eläminen kaipaa paljon sietokykyä, ja resilienssin tarve kasvaa niin yksilöissä kuin yhteisöissä. Yhteisön resilienssi rakentuu yksilöiden ominaisuuksien lisäksi yhteisön välillä vallitsevaan luottamukseen, kannustamiseen ja sen jännitteiden käsittely- sekä purkukykyihin. Muutostilanteissa jännitteitä ja konflikteja syntyy väistämättä. Kypsä ja resilientti organisaatio ei vältä konflikteja, vaan pyrkii tuomaan niitä esille oppiakseen niistä.
Sietokykyyn itsessään vaikuttaa vahvasti suhtautumisen ja asenne. Yksi ihmiskunnan vanhimmista viisauksistakin sen sanoo: “ulkopuoliset asiat eivät voi vaikuttaa meihin, vain se miten niihin suhtaudumme”. Muutokset voidaan nähdä uhkina tai mahdollisuuksina, vaikeuksina tai haasteina. Lopulta olemme epännistuneet vasta kun lakkaamme oppimasta, reflektoimasta, ja yrittämästä. Eli tässäkin asenne ratkaisee.
Loppupeleissä tärkeintä on kuitenkin pysähtyä hetkeksi ja katsoa tilannetta tuorein silmin.
Wesley Snipesia lainatakseni: “Some motherfuckers are always trying to ice skate uphill” – älä ole se joka väkisin luistele ylämäkeen, vaan ota askel taaksepäin ja ymmärrä missä olet, minne menet, ja millaiset hokkarit jalassa.
